こんにちは♪ 『ローカログ』京都エリア担当ライターのすみれです。秋の気配が感じられる京都の街を歩いていると、新しい事業を始めたという知り合いの方から「特別徴収って何から始めればいいの？」という相談を受けました。
京都市で特別徴収を始める際の手続きって、思っているより複雑に感じませんか？ でも安心してください！ 今回は、みなさんが知りたい京都市の特別徴収制度について、わたしが調べた情報をもとに、わかりやすくお伝えしていきますね。
京都市の特別徴収制度の基本をおさらい
まず最初に、特別徴収とは事業主が従業員の住民税を給与から天引きして、代わりに市町村に納付する制度のことです。京都市では平成30年度から、原則として全ての事業主を特別徴収義務者として指定する取り組みを進めているんです。
地方税法第321条の4の規定により、所得税の源泉徴収義務がある給与支払者は、パート・アルバイト、役員等を含むすべての従業員の個人住民税を特別徴収することが義務付けられています。事業主や従業員の意思による徴収方法の選択はできないということですね。
どうして特別徴収が推進されているの？
京都府内の市町村が連携して特別徴収の徹底に取り組んでいる理由は、法令遵守と納税者の利便性向上のためなんです。従業員の方にとっては、年4回の納付から年12回の分割納付になることで、一度の負担が軽くなるというメリットがあります。
また、事業主の方にとっても社会的信用の向上につながり、従業員の方の納税忘れを防ぐことができるんですよ♪
京都市での特別徴収申請手続きの流れ
それでは、実際に京都市で特別徴収を始める場合の手続きについて詳しく見ていきましょう。手続きの流れを把握しておけば、スムーズに進められるはずです！
給与支払報告書の提出が第一歩
毎年1月31日までに、「給与支払報告書」を従業員がお住まいの市町村に提出する必要があります。これは所得税の源泉徴収と異なり、給与の支払いを受けた全ての従業員について提出しなければならないんです。
提出期限を守ることがとても重要で、提出がない場合は従業員の方にご迷惑をかけてしまうことがあります。カレンダーにマークしておくことをおすすめします♪
特別徴収と普通徴収の選択について
基本的には全ての従業員について特別徴収を行いますが、以下の条件に該当する場合は普通徴収が認められています：
- 総従業員数が2人以下（他に事業専従者がいる場合は除く）
- 他の事業所で特別徴収されている場合
- 給与が少額で税額が引けない場合
- 給与の支払いが不定期な場合
- 退職予定者で給与から引ききれない場合
- その他特別な理由がある場合
普通徴収への切替を希望する場合は、給与支払報告書の摘要欄に符号を記入し、「普通徴収への切替理由書」を提出する必要があります。
特別徴収開始後の実務ポイント
特別徴収が開始されると、毎月の実務が発生します。ここでつまずかないよう、重要なポイントをしっかりと押さえておきましょうね。
特別徴収税額通知書の受け取り
毎年5月中に、京都市から「特別徴収税額決定通知書」が送付されます。この通知書には、従業員ごとの年税額と毎月の徴収額が記載されています。近年では、eLTAXで給与支払報告書を提出した事業所は、申出により電子データでの受け取りも可能になっているんです。
毎月の納期と納入方法
特別徴収した住民税は、翌月の10日までに納入する必要があります。例えば、6月分の給与から徴収した住民税は、7月10日までに納入するということですね。納期限が土日祝日の場合は、その翌営業日が納期限になります。
納入は京都市から送付される納付書を使用して、金融機関や京都市の窓口で行うことができます。口座振替も利用できるので、うっかり忘れを防ぐためにも検討してみてくださいね♪
途中から特別徴収に切り替える場合
新規採用などで新たに特別徴収を開始したい場合や、普通徴収から特別徴収に切り替えたい場合は、「特別徴収への切替申出書」を京都市市税事務所法人諸税室に提出します。
切り替え開始月のタイミング
特別徴収の開始月は、申出書の提出タイミングによって決まります：
| 提出日 | 開始月 |
|---|---|
| 毎月1日から10日まで | 翌月 |
| 毎月11日から月末まで | 翌々月 |
年度当初（6月）からの開始を希望される場合は、4月10日必着で提出する必要があります。それ以降に到着した場合は、開始月が7月以降になってしまうので注意が必要ですね。
普通徴収から切り替える際の注意点
普通徴収の納期限が過ぎた税額については、特別徴収への切り替えはできません。納期限が間近である場合は、事前に電話で相談することをおすすめします。
従業員の異動があった場合の手続き
従業員の方が退職されたり、新しく入社された場合は、適切な手続きを行う必要があります。この手続きを怠ると、退職した方の住民税が引き続き請求されたり、新入社員の方の住民税が普通徴収のままになってしまったりするんです。
給与所得者異動届出書の提出
従業員の異動があった場合は、「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を提出します。この届出書は、異動があった翌月の10日までに提出する必要があります。
退職者については、退職時期によって住民税の徴収方法が変わります。1月から5月の間に退職される場合は、残りの税額を最後の給与や退職金から一括徴収することが原則となっています。
京都市の特別徴収で注意したいポイント
ここまで手続きの流れを見てきましたが、実際に運用する際に気をつけたいポイントもいくつかあります。先輩事業主の方々の体験談も交えながら、注意点をお伝えしますね。
従業員への丁寧な説明が大切
特別徴収を開始する際は、従業員の方々への説明がとても重要です！ 突然「今度から住民税が給与から天引きされます」と伝えるのではなく、制度の内容やメリットをしっかりと説明してあげてください。
最初は従業員から「手取りが減った」という声があったのですが、特別徴収の仕組みを説明したら「納税が楽になるね」と納得してもらえました。（女性/40代前半/サービス業経営）
記録の管理は慎重に
特別徴収に関する書類は、税務調査の際に必要になることもあります。納付書や通知書、異動届出書などは、専用のファイルを作って整理保管することをおすすめします。デジタル化できるものはスキャンして保存しておくと、検索もしやすくて便利ですよ♪
困ったときの相談先を把握しておこう
どんなに気をつけていても、わからないことや困ったことが出てくるものです。そんなときは一人で悩まず、適切な窓口に相談してみてくださいね。
京都市では、特別徴収に関する相談を各区役所・支所の市民税課で受け付けています。電話での相談もできるので、ちょっとした疑問でも気軽に問い合わせてみましょう。受付時間は平日の8時45分から17時30分までです。
また、商工会議所などでも相談会が開催されることがあります。そういった機会を活用するのもおすすめですよ♪
まとめ：京都市の特別徴収制度を上手に活用しよう
いかがでしたか？ 京都市の特別徴収制度について、基本的な内容から実務のポイントまでお伝えしてきました。最初は「複雑そう…」と感じるかもしれませんが、手続きの流れを理解すれば、それほど難しい制度ではないんです。
特別徴収は従業員の方の納税負担を軽減し、事業主の方にとっても社会的信用の向上につながる制度です。法令に基づく義務でもありますので、適切に実施していくことが大切ですね。
手続きでわからないことがあったら、京都市の窓口に相談することが一番です。きっと親身になって対応してくださるはずです。みなさんの事業がより発展していくよう、心から応援しています♪
小さな一歩が未来を変える
今日も最後まで読んでくださって、ありがとうございました。特別徴収の手続きも、最初の一歩から始まります。みなさんが踏み出すその一歩が、きっと従業員の方々の安心と、事業の発展につながっていくことでしょう。素敵な一日をお過ごしくださいね！
