こんにちは！『ローカログ』京都エリア担当ライターのすみれです。小学生の娘を育てながら、京都市で暮らす中で、保育園申込みや各種手続きで「勤務証明書」という書類が必要になることってありますよね。
わたしも実際に手続きを経験してみて、最初はどこで手に入るのか、どうやって記入すればいいのかわからず戸惑いました。同じような疑問を抱えているママさんたちの参考になればと思い、今回は京都市の勤務証明書について詳しく調べてまとめてみました♪
京都市の勤務証明書とは？
京都市で使用される勤務証明書は、正式には「就労証明書」と呼ばれています。これは、お子さんの保育園申し込みや教育・保育給付認定の際に、保護者の就労状況を証明するための重要な書類なんです。
この証明書は、保育を必要とする理由として「就労（内定を含む）」を申請する場合に必須の書類となります。つまり、働いているママやパパが子どもを保育園に預けたいとき、必ずこの書類を準備する必要があるというわけです。
勤務証明書はどこで手に入るの？
インターネットからダウンロード
京都市の就労証明書は、京都市公式ホームページから簡単にダウンロードできます。保育関係様式のページを見ると、とても便利なExcel版とPDF版の両方が用意されているんです。
Excel版には2つのバージョンがあります。
- プルダウンメニューがついた便利なバージョン
- 直接入力するバージョン
パソコンの設定によってはプルダウンがうまく表示されない場合もあるので、そんなときは直接入力版を選んでくださいね。記入例も一緒にダウンロードできるので、初めて書く方でも安心です♪
区役所・支所の窓口でも入手可能
インターネット環境がない方や、紙の書類を直接手に入れたい場合は、お住まいの区役所・支所の子どもはぐくみ室でも書類を受け取ることができます。北区役所から伏見区の醍醐支所まで、市内のすべての区役所・支所で対応してもらえるので便利ですよ。
窓口では職員さんに直接相談もできるので、分からないことがあれば遠慮なく聞いてみてください。親身になって教えてくれるはずです。
就労証明書の記入について
誰が記入するの？
就労証明書は、勤務先の担当者が記入する書類です。給与所得者の場合は事業所の証明が必要で、内職従事者の場合は供給先の証明を得る必要があります。自営業等の場合は、事業主が自己申告で記載することになります。
つまり、働いているママが自分で記入するのではなく、会社の人事担当者や上司に依頼して記載してもらうということですね。これは重要なポイントです！
記入項目について
就労証明書には、以下のような項目の記載が必要になります。
- 本人の氏名・生年月日
- 事業所の名称・住所・連絡先
- 業種（農業・建設業・製造業・医療福祉など）
- 雇用形態と期間
- 就労時間・就労日数
- 主な勤務時間帯やシフト時間帯
変則勤務の方で、就労証明書の変則就労の項目に「主な勤務時間帯・シフト時間帯」の欄が記載されている場合は、スケジュール申告書やシフト表の提出は不要なので、手続きが少し楽になりますね。
特別なケースについて
個人事業主の場合
個人事業主として働いている方の場合は、自己申告で就労証明書を記載することになります。事業所の所在地・名称・代表者欄には、事業主の住所・氏名を記入します。
開業届を出していない場合や確定申告をしていない場合でも、委託ドライバーやクリエイターなど実際に仕事をしている証明や明細があれば対応可能な場合があります。ただし、詳細については区役所で直接相談することをおすすめします。
複数の就労先がある場合
複数の就労先（自営業含む）がある場合は、すべての就労について就労証明書を提出する必要があります。メインの仕事だけでなく、副業や内職なども含めて、それぞれの証明書を準備しなければなりません。
提出時期と注意事項
有効期限について
基本的に就労証明書は、締切日から3ヶ月以内に発行したものが有効とされます。早めに書類を準備した場合でも、3か月以上前に発行したものは無効になる可能性があるので、タイミングに注意が必要ですね。
せっかく準備した書類が使えなくなってしまったらもったいないので、申請時期を確認してから準備を始めることをおすすめします。
提出方法
京都市では、就労証明書などの保育園申請書類を以下の方法で提出できます。
- 各区役所・支所の子どもはぐくみ室窓口への持参
- 郵送による提出
郵送の場合は届くまでのタイムラグがあるため、提出期限を考慮して余裕を持って送るようにしましょう。窓口への持参なら確実に受理してもらえるので、時間に余裕がある方は直接持参することをおすすめします。
記入時の重要なポイント
正確性が最重要
就労証明書は、教育・保育給付に係る認定や利用調整（選考）時の重要な資料となります。そのため、勤務先の担当者の方が事実のとおりにもれなく記入する必要があります。
記入漏れや不明な点がある場合、京都市から担当者の方に問い合わせが入ることもあります。また、虚偽の記載や個人での無断作成、改変を行った場合には、保育園等を利用できなくなったり、保育に要した費用の返還を求められたりする場合があります。
さらに深刻な場合には、有印私文書偽造罪に問われる可能性もあるので、絶対に正確な情報を記載するようにお願いしてくださいね。
コピーについての注意点
各区役所・支所の窓口では書類のコピーは行えませんので、必要に応じて事前にコピーを準備しておく必要があります。原本とコピーの両方が必要な場合もあるので、事前に確認しておくと安心です。
京都市以外での勤務歴がある場合
京都市立学校・園での勤務証明
京都市立学校・園での勤務に関する在職証明書や退職証明書が必要な方は、京都市教育委員会教職員人事課で発行してもらえます。発行には、請求が届いてから通常2～3週間程度かかるので、時間に余裕を持って申請しましょう。
京都府内（京都市を除く）での勤務歴
京都府内の京都市以外の地域での教職員としての在職証明・履歴証明については、京都府教育委員会で申請できます。申請書を受理してから証明書発行までに1週間から2週間程度かかります。
よくある質問と対応方法
育児休暇中の場合
育児休暇中でフルタイム正社員復帰予定の場合でも、就労証明書の提出が必要です。会社に復帰予定であることを記載してもらった就労証明書を準備しましょう。ただし、復帰までの期間によって保育時間に制限がある場合があります。
転職活動中の場合
転職活動中で求職中の場合は、就労証明書ではなく求職活動申告書と求職活動をしていることがわかる資料（ハローワーク受付票など）の提出が必要になります。
手続きをスムーズに進めるコツ
京都市で勤務証明書の手続きをスムーズに進めるためには、以下のポイントを押さえておくことが大切です。
- 必要な書類を事前にチェックしておく
- 勤務先の担当者と早めに相談する
- 記入例を参考にしながら丁寧に記載してもらう
- 提出期限に余裕を持って準備する
- 不明点は区役所に直接相談する
特に、勤務先の担当者への依頼は時間がかかる場合があるので、早めにお願いしておくことをおすすめします。人事部門は忙しいことが多いので、余裕を持ったスケジュールで進めましょう。
まとめ：安心して手続きを進めましょう
京都市での勤務証明書の手続きは、最初は複雑に感じるかもしれませんが、必要な書類と手順を理解すれば決して難しいものではありません。大切なのは、正確な情報を記載することと、時間に余裕を持って準備することです。
お子さんの保育園入園は家族にとって大切な節目です。書類の準備で困ったときは、一人で悩まず区役所の担当者に相談してみてくださいね。きっと親切にサポートしてくれるはずです♪
みなさんの手続きがスムーズに進むことを心から願っています。一緒に頑張りましょう！
「準備を怠る者は、失敗の準備をしている」
– ベンジャミン・フランクリン
しっかりとした準備があれば、どんな手続きも安心して進められますね。今日もわたしたちの小さな一歩が、子どもたちの明るい未来への第一歩になりますように。
