みなさん、こんにちは！『ローカログ』さいたまエリア担当のライター・ユウタロウです♪ 最近、息子の中学校の手続きで市役所によく足を運ぶのですが、子育て世代の方々が「勤労証明書って何？」「どこで取れるの？」と困っている場面をよく見かけるんです。
さいたま市で勤労証明書が必要になるケースって、保育園の申請や放課後子ども居場所事業の利用申し込みなど、意外と身近なところにあるんですよね。でも初めて聞く方にとっては「？？？」な書類かもしれません。
そもそも勤労証明書って何だろう？
勤労証明書（就労証明書）は、簡単に言うと「この人がここで働いていますよ」ということを雇用主が証明してくれる書類なんです✨ さいたま市では主に教育・保育給付認定や施設等利用給付認定の申請手続きで使われています。
つまり、お子さんを保育園に入れたいときや、幼稚園の預かり保育を利用したいとき、放課後子ども居場所事業を利用したいときに「親が働いているから子どもの保育が必要ですよ」ということを証明するために必要になってくるわけですね。
ぼくも息子が小さい頃に保育園の申請で使ったことがありますが、最初は「なんだこの書類？」って感じでした。でも慣れてしまえば、そんなに難しい手続きじゃないんですよ。
どんな場面で勤労証明書が必要になる？
さいたま市で勤労証明書が求められる主なケースをまとめてみました。意外と幅広い場面で使われているんです！
保育園・認定こども園の申請時
一番よく知られているのがこのケースですね。0歳から小学校入学前までのお子さんを預ける際に、保護者が働いていることを証明するために必要になります。共働き世帯の場合は、お父さんとお母さんそれぞれの分が必要になるので注意が必要です！
幼稚園の預かり保育利用時
意外と見落としがちなのがこちら。幼稚園に通いながら預かり保育を利用する場合も、勤労証明書の提出が求められることがあります。「幼稚園だから関係ないかな？」なんて思わずに、事前に確認しておくのがおすすめです。
放課後子ども居場所事業の利用申し込み
小学生のお子さんを持つ方には馴染み深い学童保育のようなサービスですね。保護者が午後5時以降に家庭にいないことを証明するために、勤労証明書が必要になります。
さいたま市の勤労証明書はどこで入手できる？
書類の入手方法は意外と簡単です。主に3つの方法がありますよ♪
さいたま市のホームページからダウンロード
一番手軽なのがこの方法ですね。さいたま市の公式サイトにアクセスすれば、最新版の勤労証明書をPDF形式やエクセル形式でダウンロードできます。スマートフォンからでも印刷できるようにPDF版も用意されているので、急いでいるときにも便利です。
ただし、勤労証明書の様式は時々更新されることがあるので、必ず最新版をダウンロードするようにしてくださいね！ 古い様式だと受け付けてもらえない場合もありますから。
各区の支援課窓口で直接受け取り
「やっぱり直接もらいに行きたい！」という方は、お住まいの区の支援課に行けば書類をもらうことができます。窓口で詳しい説明も受けられるので、初めての方にはこちらの方法もおすすめです。
- 西区支援課：048-620-2661
- 北区支援課：048-669-6061
- 大宮区支援課：048-646-3061
- 見沼区支援課：048-681-6061
- 中央区支援課：048-840-6061
- 桜区支援課：048-856-6171
- 浦和区支援課：048-829-6139
- 南区支援課：048-844-7171
- 緑区支援課：048-712-1171
- 岩槻区支援課：048-790-0162
内閣府の「就労証明書作成コーナー」を利用
実は国レベルでも就労証明書の取得をサポートしてくれているんです。内閣府のサイトにある「就労証明書作成コーナー」を使えば、市区町村ごとのフォーマットを簡単に検索してダウンロードできちゃいます。
勤労証明書は誰が記入するの？
これ、結構間違いやすいポイントなんですが、勤労証明書は雇用主（会社側）が記入する書類です。働いている本人が書くものではありません！
会社員・パート・アルバイトの場合
勤務先の人事部や総務部などに依頼することになります。会社によっては「就労証明書って何？」という担当者もいるかもしれないので、保育園申請などで使うことを説明して、記入をお願いしましょう。
自営業・フリーランスの場合
個人事業主の方は自分で記入することになります。ただし、確定申告書の写しや営業許可書、開業届などの追加書類も必要になることが多いので、事前に確認しておくのが安心です。
記入時の注意点とポイント
ここからは実際に勤労証明書を準備する際の注意点をお伝えしますね。ちょっとした見落としで手続きが遅れてしまうこともあるので、しっかりチェックしておきましょう♪
有効期限は3か月以内！
勤労証明書は基本的に発行から3か月以内のものが有効とされています。早めに準備しすぎても無駄になってしまうので、提出期限から逆算して準備するのがコツです。
宛先は空欄でもOK
「宛先がわからないんだけど…」という質問をよく聞きますが、さいたま市の場合は宛先が空欄のままでも提出できます。わからない場合は無理に書かずに、そのまま提出してしまって大丈夫ですよ！
押印は必要ありません
以前は印鑑が必要だった時代もありましたが、現在のさいたま市では勤労証明書に押印は不要になっています。シンプルになって助かりますよね✨
きょうだいで申請する場合は写しでもOK
これ、知っておくとすごく便利なんですが、きょうだいで同時に申請する場合は、片方を原本、もう片方を写しで提出することができます。写しを提出する際は、余白部分に「原本は○○保育園に通うきょうだいの△△の分で提出済み」のように記載しておけばOKです。
記入内容で特に気をつけたいポイント
実際に記入してもらう際に、よく間違いが起こりやすい項目をピックアップしてみました。
雇用期間の記載
「無期雇用」と「有期雇用」の違いはしっかりと記載してもらいましょう。正社員の場合は基本的に無期雇用、契約社員やパートの場合は有期雇用になることが多いです。
就労時間は契約時間を記載
育児短時間勤務制度を利用している場合でも、まずは契約上の時間を記載し、別途短時間勤務について記載する欄があるので、そちらも忘れずに記入してもらってくださいね。
就労実績は直近3か月分
実際に働いた時間の実績は直近3か月分を記載します。有給休暇や残業時間も含めて、15分単位で正確に記入してもらいましょう。産休・育休中の場合は、それ以前の3か月間の実績を記載することになります。
提出方法あれこれ
書類の準備が整ったら、いよいよ提出ですね。さいたま市では複数の提出方法が用意されているので、自分に合った方法を選択できます。
窓口持参
確実で安心なのが窓口への直接持参です。その場で書類の不備がないかチェックしてもらえるので、「せっかく持参したのに書類不備で出直し…」なんてことを避けられます。
郵送提出
「平日は仕事で窓口に行けない」という方には郵送がおすすめです。ただし、配達にかかる時間も考慮して、提出期限より余裕を持って送ることが大切です！
オンライン申請
最近増えてきているのがオンライン申請です。マイナポータルの「ぴったりサービス」を使えば、自宅からでも手続きができちゃいます。ただし、マイナンバーカードが必要になるので、事前に準備しておいてくださいね。
よくある質問とトラブル解決法
実際に手続きをしていると、いろんな疑問や困った状況に遭遇することがありますよね。ぼくが聞いたことがある代表的な質問をまとめてみました。
Q: 会社が勤労証明書を書いてくれないんですが…
A: 法的に会社側に発行義務があるわけではないのですが、多くの場合は説明すれば協力してもらえるはずです。保育園の申請で必要であることを丁寧に説明してみてください。それでもダメな場合は、各区の支援課に相談してみるのも一つの方法です。
Q: 転職したばかりで実績がないんですが…
A: 働きはじめの場合は就労実績の欄は未記入で大丈夫です。代わりに雇用契約書の写しなどを添付することで対応できる場合もあるので、事前に確認してみてください。
Q: パートで勤務時間が不規則なんですが…
A: シフト制の場合は、直近3か月のシフト表を添付することで対応できます。変則的な勤務形態でも心配しないでくださいね。
スムーズに手続きを進めるための心得
これまでの経験を踏まえて、勤労証明書の手続きをスムーズに進めるためのコツをお伝えしますね♪
まず大切なのは早めの準備です。「締切まであと1週間！」なんて状況になってから慌てて会社にお願いしても、担当者の方も困ってしまいますからね。余裕を持って1か月前くらいから準備を始めるのがおすすめです。
それから、書類を会社に依頼する際は、提出期限をしっかりと伝えることが重要です。「いつまでに必要なのか」「何のために使うのか」を明確に伝えることで、優先度を理解してもらいやすくなります。
最後に、提出前には必ず自分でも内容をチェックしてみてください。記入漏れや記載ミスがあると、せっかくの努力が水の泡になってしまいますからね。特に日付の記載間違いや押印の有無（さいたま市では不要ですが）などは、よく確認しておきましょう。
困った時の相談先
それでも「やっぱり不安…」「この場合はどうしたらいいの？」という疑問が出てきたときは、遠慮なく相談してくださいね。さいたま市では親切に対応してくれますよ✨
幼稚園の預かり保育に関することなら幼児政策課（048-829-1885）、それ以外の保育園や認定こども園に関することなら、お住まいの区の支援課に問い合わせてみてください。
窓口の職員さんは慣れているので、「初めてでよくわからないんですが…」と正直に相談すれば、丁寧に教えてもらえるはずです。ぼくも息子の手続きの時には、何度もお世話になりました！
「小さな一歩が大きな変化を生む」
いかがでしたでしょうか？ 最初は複雑に感じる勤労証明書の手続きも、ポイントを押さえれば決して難しくありません。子育て世代のみなさんが、少しでもスムーズに手続きを進められるよう、この記事が参考になれば嬉しいです。何かわからないことがあったら、一人で悩まずにぜひ相談してくださいね♪
