新宿区の在籍証明書って何？申請から取得まで完全解説

2025年8月20日

こんにちは♪ 『ローカログ』新宿エリア担当ライターのたかしです。新宿区で子育て中のみなさん、保育園の申し込みや職場の手続きで「在籍証明書」って聞いたことありませんか？僕も二人の息子を育てながら新宿区で暮らしているので、この手の書類手続きは何度も経験しているんですよ。

実は新宿区では、在籍証明書という名称よりも「就労証明書」や「勤務証明書」という呼び方が一般的なんです。今回は、新宿区で在籍証明書が必要になった時に困らないよう、申請方法から取得まで詳しくお伝えしていきますね◎

新宿区で在籍証明書が必要な場面とは

新宿区で在籍証明書（就労証明書）が必要になる場面って、実は結構あるんです。最も多いのが、認可保育園や認定こども園への入園申し込み時です。これは新規申し込みだけでなく、転園の際にも必要になります。

また毎年6月から7月にかけて行われる現況届の提出時にも、在籍証明書の提出が求められるんですよ。さらに退職や転職、勤務地や就労時間の変更があった場合にも、新しい証明書を提出する必要があります。

妊娠・出産による職場復帰時や、結婚・離婚による身分事項の変更があった場合にも在籍証明書が必要になることがあります。僕の周りでも「え、こんな時にも？」って驚いている方が多いです。事前に知っておくと慌てなくて済みますよ♪

新宿区の在籍証明書（就労証明書）は、保育園の利用を希望する保護者が就労により家庭で保育できないことを証明するための重要な書類です。この書類がないと認可保育園への申し込みができないので、しっかりと準備しておく必要があるんです。

証明書には、以下のような詳細な就労状況を記載する必要があります。

新宿区では、保護者自身が記入するのではなく、必ず勤務先の事業者が作成することが求められています。これは重要なポイントなので、忘れずに勤務先の人事担当者にお願いしてくださいね。

新宿区の在籍証明書は、区のホームページから簡単にダウンロードできます。PDFファイル形式で提供されており、パソコンやスマートフォンからアクセス可能なんです。マイナポータルからオンライン申請も対応しているので、デジタル化が進んでいるのは本当に助かりますね！

在籍証明書を記入する際には、いくつかの重要なポイントがあります。まず年の表記は必ず西暦で記載してください。証明書の発行者欄には、証明書の発行に責任を持つ企業・組織・団体名を正確に記載し、個人事業主の場合は事業者の名称を記載します。

就労時間については24時間表記で記載することが求められており、雇用契約に基づく就労時間を記入します。実際に就労した時間（実績）ではない点に注意が必要です。また育児短時間勤務制度を利用している場合は、制度利用前の就労時間数を記載してください。

交代制やシフト制で働いている方の場合、直近2か月分の勤務表やシフト表の写しを添付する必要があります。就労実績については、直近3か月の1か月当たりの就労日数と就労時間数を記載しましょう。

育児休業等により直近3か月において1月分の就労実績がない場合は、育児休業等取得前の就労実績を記載することになります。この辺りは少し複雑なので、分からない場合は勤務先の人事担当者に相談するのがベストですよ。

在籍証明書の提出方法は、主に3つあります。自分の都合に合わせて選べるのが嬉しいポイントです♪

郵送の場合の宛先は「新宿区歌舞伎町一丁目4-1 新宿区子ども家庭部保育課入園・認定係」となっています。郵送する場合は、配達状況が確認できる方法で送ることをおすすめします。

以前は必要だった事業者印ですが、現在は押印が不要になっています。ただし証明書の内容について無断で作成や改変を行った場合には、刑法上の罪に問われる可能性があることが明記されているので、適切な作成が重要なんです。

証明書の有効期間は作成から6か月となっているため、早めに作成しすぎないよう注意が必要ですよ。また証明内容について保育園から勤務先に問い合わせることがあるので、事前に勤務先にその旨を伝えておくとスムーズです。

派遣社員として働いている方の場合は、原則として派遣元の会社が実際の就労時間等を証明することになっています。しかし派遣元での証明が困難な場合は、派遣先で記入してもらうことも可能なんです。

この辺りは結構ややこしいので、まずは派遣元の担当者に相談してみるのが一番確実ですね。僕の知り合いでも「どっちに頼めばいいのか分からない」って困っていた方がいましたが、相談してみたらすぐに解決できましたよ。

分からないことがあれば、新宿区子ども家庭部保育課入園・認定係（電話：03-5273-4527）に直接相談できます。平日の日中なら丁寧に教えてもらえるので、迷った時は遠慮なく電話してみてくださいね。

電話する前に聞きたいことをメモにまとめておくと効率的です。担当の方も親切に対応してくれるので、一人で悩まずに相談することをおすすめします◎

最初は何が何だか分からなくて、勤務先の人事の人に何度も質問しちゃいました。でも一度やり方を覚えてしまえば、それほど難しくありません。早めに準備することが大切ですね。（女性/30代後半/会社員）

こんな風に、最初は戸惑う方も多いのですが、慣れてしまえばサクサクと手続きできるようになります。僕も最初は「なんだか面倒だな〜」って思っていましたが、今ではスムーズに済ませられるようになりました。

新宿区で在籍証明書を準備する時のポイントを整理すると、以下のようになります。