こんにちは！『ローカログ』目黒エリア担当ライターのあきこです。年が明けると、事業主のみなさんにとって大切な手続きのひとつが給与支払報告書の提出ですよね。目黒区で事業を営んでいる方や、従業員の方が目黒区にお住まいの場合、この手続きについてしっかり把握しておくことが重要です。
わたしも以前、知人の小さな会社の事務をお手伝いしたことがあるのですが、この時期になると「あれ、どこに何を提出するんだっけ？」と慌てることがありました。でも大丈夫！今日は目黒区での給与支払報告書について、わかりやすくお話ししますね。
給与支払報告書って何のための書類なの？
給与支払報告書は、簡単に言うと従業員の住民税を計算するために必要な書類です。事業主が前年中に従業員に支払った給与の金額や、各種控除の内容を市区町村に報告するんです。この情報をもとに、市区町村が従業員一人ひとりの住民税額を決定するという仕組みになっています。
年末調整が終わった後に作成する書類で、源泉徴収票とほぼ同じ内容を記載します。ただし、提出先が税務署ではなく市区町村という点が大きな違いですね。従業員の住民税申告に代わる重要な書類なので、期限内にきちんと提出することが法律で義務付けられています。
提出が必要な対象者はどんな人？
給与支払報告書の提出対象となるのは、前年中に給与を支払ったすべての従業員です。正社員はもちろん、パートタイマーやアルバイト、役員の方も含まれます。雇用形態は関係ないんですね。
具体的には、1月1日時点で在職中の方で前年中に給与の支払いがあった場合と、前年の途中で退職した方で前年中の給与等の支払額が30万円を超える場合が対象となります。ただし、目黒区では給与等の支払額が30万円以下の退職者についても提出をお願いしているケースがあるので、確認しておくと安心です。
退職者の場合の注意点
退職した従業員の方については、退職時に住民登録があった市区町村に提出する必要があります。つまり、退職後に引っ越しをしていても、退職時点での住所地が提出先になるということです。これは意外と見落としがちなポイントなので、気をつけてくださいね。
提出する書類の種類と内容
給与支払報告書として提出する書類は、主に「総括表」と「個人別明細書」の2種類です。場合によっては、普通徴収切替理由書も必要になることがあります。
個人別明細書について
個人別明細書は従業員一人につき1枚作成する書類で、源泉徴収票とほぼ同じ内容を記載します。従業員の氏名、住所、生年月日、マイナンバー、給与額、社会保険料の控除額などの詳細情報を記入する必要があります。
手書きで作成する場合は、目黒区役所税務課の窓口で配布している複写式の用紙を使用します。法人役員で150万円超、一般受給者で500万円超の方用には3枚組の用紙もあるので、該当する場合は注意が必要です。
総括表の役割
総括表は個人別明細書をまとめる表紙のような役割を持つ書類です。従業員が居住する市区町村ごとに1枚作成し、提出する個人別明細書の人数や、特別徴収対象者数、普通徴収対象者数などを記載します。通常は12月中に各市区町村から送付される専用の総括表を使用することになります。
提出先と提出期限
目黒区で給与支払報告書を提出する場合の提出先は、従業員の居住地によって決まります。在職中の従業員については、提出する年の1月1日時点で居住する市区町村へ提出します。つまり、目黒区内の会社に勤めていても、従業員が他の区市町村に住んでいる場合は、その住所地の市区町村に提出することになるんです。
提出期限は1月31日までとなっています。1月31日が土日祝日の場合は、翌開庁日が期限となります。ただし、事務処理の都合上、1月20日頃までに提出していただけると助かるとのことです。
提出方法と受付時間
目黒区役所税務課への提出は、窓口持参または郵送で行います。窓口での受付時間は、月曜日から金曜日（祝日、12月29日から1月3日を除く）の午前8時30分から午後5時までです。郵送の場合は、〒153-8574 東京都目黒区上目黒二丁目19番15号 目黒区役所税務課 課税第一係宛てに送付します。
特別徴収と普通徴収の違い
住民税の徴収方法には、特別徴収と普通徴収の2つがあります。特別徴収は給与から天引きする方法で、普通徴収は従業員が直接納付する方法です。原則として、給与所得者の住民税は特別徴収で徴収することになっています。
ただし、退職予定者や少額給与者など、特別徴収が困難な場合は普通徴収に切り替えることができます。その際は、普通徴収切替理由書の提出が必要になります。なお、普通徴収から特別徴収に切り替える場合、納期限が過ぎてしまった分については切り替えることができないので、早めの手続きが大切です。
提出後の手続きと注意点
給与支払報告書を提出した後、転勤や退職などにより給与の支払いを受けなくなった方がいる場合は、4月15日までに給与支払報告書に係る異動届出書を該当の区市町村長に提出する必要があります。これも忘れがちな手続きなので、カレンダーにメモしておくといいですね。
また、65歳以上の公的年金受給者については、特別徴収への切り替えができない場合があります。このような特殊なケースについては、事前に税務課に確認しておくと安心です。
よくある間違いと対策
給与支払報告書の提出でよくある間違いのひとつが、提出先の間違いです。特に、年の途中で従業員が引っ越しをしている場合は要注意です。提出先は1月1日時点の住所地なので、引っ越し前の住所に提出してしまわないよう気をつけましょう。
また、マイナンバーの記載漏れも多い間違いのひとつです。個人別明細書にはマイナンバーの記載が必要ですが、従業員に交付する源泉徴収票にはマイナンバーの記載は不要という違いがあるので、混同しないよう注意が必要です。
電子申告やオンライン提出について
最近では、電子申告システムを利用した提出も可能になっています。大量の書類を扱う場合や、複数の市区町村に提出する必要がある場合は、電子申告を活用すると効率的です。ただし、利用には事前の登録手続きが必要なので、余裕を持って準備することをおすすめします。
目黒区でも、給与からの特別徴収に関する届出様式をオンラインで提供しており、必要な書類をダウンロードできるようになっています。事前に必要な書類を確認して、準備を進めておくとスムーズですね。
まとめ
目黒区での給与支払報告書の提出について、ポイントをまとめてお話ししました。毎年のことなので慣れてしまいがちですが、法改正や手続きの変更もあるので、その都度確認することが大切です。
特に、提出先の確認や期限の管理は重要なポイントです。従業員の住民税に直接関わる手続きなので、正確に行うことで従業員の方にも安心していただけますね。不明な点があれば、遠慮なく目黒区役所税務課に相談してみてください。親切に対応していただけますよ。
毎日が発見の精神で、新しい年も一つひとつの手続きを丁寧に進めていきましょう♪
「準備を怠る者は失敗の準備をしている」- ベンジャミン・フランクリン
今日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。みなさんの事業がますます発展しますように！
